Kíváncsi vagy, milyen egy jó projektmenedzser a való életben? Aki hatékonyan ötvözi az elméleti tudást és a gyakorlatot, és sikeresen menedzseli nem csak a projekteket, de az embereket is? Tarts velem és elmesélem, hogy szerintem mi a dolog kulcsa.

A projektmenedzser feladata a tankönyvi megfogalmazás szerint az, hogy szakmai tudásával és eszköztárával irányítsa a projektet annak érdekében, hogy az elérje célját.

Mi a feladata egy projektmenedzsernek?

Az ő feladata többek között

• a projekt követelményeinek azonosítása,

• a projekt stakeholdereinek megértése, igényeik felmérése,

• valamint a projekt korlátainak menedzselése.

De mindezeken felül az egyik legfontosabb feladata a kommunikáció, ami mindent összefog.

Egy jó projektmenedzser ezért nem csak a szükséges szakmai képesítésekkel rendelkezik, hanem a gyakorlatban azokat hatékonyan is alkalmazza.Továbbá kiválóan kommunikál és jó problémamegoldó. Sokan azt mondják, a magas érzelmi intelligencia is elengedhetetlen ehhez a pozícióhoz. Ha te is jól szeretnéd irányítani a projekteket és a csapatod, akkor tudnod kell felelősséget vállalni a határidőkért és a minőségért is.  Össze kell hangolnod a projekt tevékenységeit és nem szabad elfelejtened, hogy emberekkel dolgozol, akiket folyamatosan motiválni kell.

A projektmenedzser 90%-ban a csapattal kommunikál

A motiváció fenntartásához elengedhetetlen, hogy jó kommunikátor légy. Egy projektmenedzser ugyanis 90%-ban támogat, befolyásol, megért, mozgat és menedzsel. Ez mind kommunikáció.

Mi befolyásolja a kommunikációt?

Máshogy kell kommunikálni egy családi cégben és egy nagy multinál. A szervezeti kultúra és a hatalmi távolsági index meghatározza a kommunikáció milyenségét. Fontos, hogy mindig felmérd az erőviszonyokat és azoknak megfelelően kommunikálj.

Az sem mindegy, hogy milyen a szervezeti struktúra, ki, kinek tartozik felelősséggel.

És természetesen az egész projektet – így a kommunikációt is – befolyásolják a stakeholderek (akiket érinthet a projekt) és az ő igényeik, elvárásaik. Lehet, hogy például az egyikük a személyes, míg a másikuk az e-mailes kommunikációt részesíti előnyben, de neked mindkettőnek meg kell felelni az adott projekten belül.

A jó projektmenedzser folyamatosan ellenőriz

A projekt végrehajtása és ellenőrzése is a projektmenedzser felelőssége. A folyamatos kommunikáció mellett az erőforrások hatékony felhasználását kell biztosítania. Ellenőrizni kell a költségeket, a határidőket, a feladatokat és a változásokat is.

Tudja, hogy mit kell és mit NEM kell csinálnia a csapatnak

Fontos tisztában lenni azzal is projektmenedzserként, hogy mely feladatokat kell, és melyeket nem kell elvégeznünk egy projekt során. A megrendelő vagy az ügyfél igényeit és a projektcsapat vállalásait általában szerződésben rögzítik, és így mindenki számára tiszta a helyzet. A csapatot is mindig fel kell világosítani az elvárásokról és a szállítandó feladatokról. Ezeket az infókat a projektindító meetingen érdemes tisztázni.

Kell egy jó meetingrend

Ahogy fentebb is említettem, projektmenedzserként folyamatosan kommunikálni kell, ennek pedig nem árt egy keretet adni – például meetingek formájában. Nem csak a csapatoddal, hanem a stakeholderekkel és az esetleges külsős beszállítókkal is tartanod kell a kapcsolatot.

Az én javaslatom, hogy mindennek legyen egy meghatározott meetingje – helyszínnel, időponttal, résztvevőkkel és mindenki számára ismert struktúrával (ki vezeti a meetinget, hogyan lesz dokumentálva stb), így követhető és átlátható lesz a folyamat.

De ne feledjük, hogy a túl sok meeting meg is ölheti a projektet, szóval ne vigyük túlzásba sem.

Virtuális csapat? Nem probléma!

A mai világban már egyáltalán nem ritka, hogy az embernek virtuálisan kell egy csapatot irányítania, s személyesen egyáltalán nem, vagy csak nagyon ritkán találkozik a munkatársakkal. De melyek azok a tényezők, amelyek megnehezítik a virtuális menedzselést?

• Nonverbális kommunikáció hiánya.

• A felek hajlamosabbak a durva kommunikációra.

• Gyakoribb személyes konfliktusok.

• Extrovertált vs. introvertált személyiségek.

• Kihívások: távolság, technológia, IT biztonság, motiváció, bizalom.

Hogyan tudod ezeket a kihívásokat leküzdeni?

Stand up meeting – Győzd le a kommunikációs akadályokat!

Ha virtuálisan kell dolgoznotok, nehezebb lehet a kommunikáció. Ilyenkor érdemes bevezetni a stand up meeting-eket, amik 15 perces napindító megbeszéléseket takarnak. Ezeken – ahogy a nevükből is következik – senki nem ül le, hanem állva, 2-3 percben  beszámol arról, mit fog aznap csinálni, mivel fog haladni. Itt részletekbe nem bocsátkozunk, ha további egyeztetésekre van szükség, azt az illetékesek egymás között intézik. Mi is gyakoroltuk ezt a meetingrendet a karantén alatt, és nekünk nagyon bevált.

A sikeres projektek megünneplése kulcsfontosságú

A projekt zárásaként mindig vonjuk le a tanulságokat és mindenképpen ünnepeljük meg a sikereinket! Egy jó projektmenedzser mindig tud időt szánni az ünneplésre és a kemény munka elismerésére.

Ügyfélelégedettség és agilis szemlélet

Egy jó projektmenedzser számára az egyik legfontosabb tényező az ügyfélelégedettség biztosítása. Ez alapvetően az agilis projektmenedzsment alapja is, melynek szellemiségében mi is dolgozunk. Fontos, hogy ezt szakértői munkával, hosszútávú stratégiai gondolkodással és rendszeres kommunikációval támogassuk.

Támogató vezető

Egy jó projektmenedzser nem is annyira irányítja, hanem inkább „coacholja” a csapatot, segíti az emberek személyes fejlődését és folyamatosan motivál. Ez a pozíció nyilvánvalóan párosul egyfajta vezetői szereppel is. Folyamatosan egyengeti az utat és elhárítja a szervezeti akadályokat. Egyfolytában a folyamatok ésszerűsítésén dolgozik és kielégíti a projektek, a csapatok és a szervezet igényeit is.

A jó projektmenedzser tehát

• nagyon jól kommunikál,

• folyamatosan ellenőriz,

• ismeri a projekt követelményeit,

• tartja a meetingrendet,

• a virtuális körülményekhez jól alkalmazkodik,

• megünnepli a sikereket

• agilisan közelíti meg a folyamatokat és támogató vezetőként lép fel.

Összességében szerintem ilyen egy jó projektmenedzser. Te mit gondolsz erről?