Ha rendszeres olvasónk vagy, akkor már biztos elolvastad ennek a cikksorozatnak az 1. részét, amiben a legismertebb home office tévhiteket gyűjtöttük össze. A 2. részben pedig a hatékony kommunikációt vettük górcső alá. Így már lassan mindent tudsz, ami a gördülékeny otthoni munkavégzéshez kell. De tudod mi hiányzik még a tudástáradból? A technikai eszközök ismerete! A 3. részben tehát arról lesz szó, hogy milyen chat, videó és projektmenedzsment eszközöket érdemes használnod, hogy teljes legyen a virtuális irodád.
Szuper hatékony home office eszközök
Az online eszközök nagyon fontosak az otthoni munkavégzés során, hiszen ezek adják a kommunikáció alapját. Nem sétálhatsz oda egyszerűen a másik asztalhoz, mint az irodában. Igazodnod kell a virtuális irodához és megszeretned a technikai újításokat. Jöjjenek a legfontosabb home office eszközök, amik hasznodra lehetnek!
Chat eszközök
Slack
A
Slack az egyik legismerteb chat eszköz, melynek van egy pár rendkívül
szórakoztató funkciója is. Kifejezetten otthoni munkára fejlesztették ki.
Közelebb hozza a csapattagokat egymáshoz, minegy, hogy hol vannak. Minden
kommunikációs eszköz egy helyen megtalálható, így a munka produktív lesz és az
információ nem vész el!
Zapier
„A Zapier-nél rájöttünk, hogy a transzparens kommunikáció a home office alapja. Nálunk minden beszélgetés a Slack-en keresztül zajlik, így mindenki számára nyomonkövethetőek a történések, legyenek bármelyik időzónában.” Wade Foster, CEO, Zapier
Profi
videóhívás
Ahogy arról már fentebb szó volt, rendkívüli ereje van a videóhívásoknak, hiszen ha látjátok és halljátok is egymást, az már félig-meddig olyan, mintha bent lennétek az irodában. Azonban nagyon fontos a jó minőségű videóhívás létrehozása. Ebben segíthet nektek a Zoom nevű szoftver.
Zoom
A Zoom jelenleg a legmegbízhatóbb online videóhívó szoftver. Több száz bejelentkezőt is biztonságosan elbír a rendszer. Beépített chat, komment szekció, és személyre szabható hátterek. Az sem probléma, ha a résztvevők egy része mobilról, egy része pedig asztali gépről jelentkezik be. Egyszerű használni, csatlakozni és rendkívül jó minőségű videóhívást biztosít.
Projektmenedzsment eszközök
A home office eszközök közül talán az egyik legfontosabb ponthoz érkeztünk. Hiszen a kommunikáció után mi a legfontosabb? Hogy a munka hatékonyan el legyen végezve, minden dokumentálva legyen és lehetőleg a projekt minden résztvevője számára elérhető legyen az információ.
Mi az Asana és a Trello projektkezelő eszközöket ajánljuk. Ezekkel nagy mértékben növelető a személyes hatékonyság és az időgazdálkodás. A következőkben szeretnénk egy kis összehasonlítást adni a két eszközről, hogy el tudd dönteni, a te csapatodnak melyik lenne a megfelelő.
Trello
vagy Asana?
A Trello volt az egyik legelső projektkezelő felület, ami drasztikus változást hozott a munkafolyamatokba. Ez egy kártya-alapú projektmenedzsment eszköz, ami a csapatok együttműködését segíti elő. Az Asana inkább feladat-orientált megközelítést alkalmaz. A Trello-t talán könnyeb használni, viszont az Asana-nak több funkciója van.
De nézzük is meg közelebbről, hogy mivel tudod leváltani a sticky notes használatát!
Milyen
előnyei vannak a Trello-nak?
A
felület az elvégzendő feladatokra koncentrál, viszont egy UX-megközelítést
alkalmaz. Ahogy már fentebb említettem, a projekteket kártyákra lehet kiírni,
így a feladatok menedzselése 100%-ig egy vizuális folyamattá válik.
Minden feladat fel van írva egy-egy kártyára, a kártyák pedig feltűzve a board-ra – ez tulajdonképpen a Trello projekted kezdőoldala. Így mindent át tudsz tekinteni egy szempillantás alatt. Ha egyszerűen akarunk fogalmazni a Trello a sticky note digitális helyettesítője. A Trello továbbá ingyenes, egyszerű a használata, nincs limitálva a közreműködők száma. Ráadásul magyar nyelvű weboldala is van.
Szóval, ha egyben szeretnéd látni a big picture-t és inkább vizuális típus vagy, akkor a Trello-t javasoljuk.
A Trello hátrányai:
ha túl sok kártya van, könnyen hektikussá válhat a rendszer
maximum 10 board-ig igyenes
Milyen előnyei vannak az Asana-nak?
Az Asana teljesen projekt-alapú felület, a csapatok is eszerint szerveződnek. A projekteken belül task-okat (feladatokat) tudsz létrehozni és embereket hozzárendelni. Lehetőség van kommentelésre, naptár-nézetre, a projektek szín szerinti rendezésére és 15 főig ingyenes!
Asana
hátrányai:
egy feladatot csak egy emberhez rendelhetsz
hozzá (habár közreműködőként megjelölhetsz több embert is)
ha túl sok subtask (alfeladat) van egy egy
projekten belül, nehezen értelmezhetővé válik a feladat
Egyéb eszközök dokumentálása
Confluence
Belső
kommunikáció & dokumentálás
A Confluence egy remek eszköz a csapat belső kommunikációjának és dokumentációjának a menedzselésében. Használható jegyzetelésre, ötletelésre, csapatépítésre is. Egyetlen helyen hozhatod létre munkáidat, rendszerezheted őket, és működhetsz együtt másokkal.
Google
Docs
Külső
kommunikáció & dokumentáció
Ha olyan emberekkel kell együttműködni, akik nem hozzánk tartoznak, mint mondjuk külső partnerek, szabadúszó írók stb., akkor jó ötlet lehet a Google Docs-ot használni. Egy időben szerkeszthetik többen is, kommentelhetnek egymás ötleteire és azonnal megoszthatják a véleményeiket, információikat.
Reméljük hasznosnak találtad a home office eszközöket és velünk tartasz a következő részben is. Miről lesz szó a home office eszközök cikksorozatunk befejező részében? A munkahelyi kultúráról - pontosabban a home office kultúráról. Sok vállalatvezető ugyanis tart attól, hogy az otthoni munkavégzés tönkreteszi a vállalati kultúrát, elszeparálja az embereket és csökkenti a hatékonyságot.
Szóval megnézzük, mit kell tenned annak érdekében, hogy fenntartsd a vállati kultúrát, hogy milyen szabályokat kell bevezetned annak érdekében, hogy a csapat dinamikus maradjon. És végül pedig összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat azoknak, akik online állásinterjúra készülnek. Mert most ez is bene van a pakliban, ha valaki munkát keres. Gyere és olvasd el itt.
A márkánk hírnevének építésére és pozitív megítélésének megtartására fontos időt és energiát szánni. Nemcsak munkáltatói márkaépítés szempontjából fontos, hanem a szolgáltatásaink, termékeink eladhatósága miatt is. A fogyasztók számára a márka nem csupán terméket vagy szolgáltatást jelent, hanem értéket, érzelmeket és tapasztalatokat is.
A céges adminisztráció és dokumentumok naprakészen tartása sok cég mumusa, azonban érdemes időt szakítanunk erre is. A munkaköri leírások aktualizálása például többszörösen kifizetődik, mutatjuk, hogyan!
A válasz röviden: igen. Azonban nem mindegy, hogy milyen formában. Heti témánkat egyik ügyfelünk inspirálta, akinek most több CSR projektje is van és felmerült bennük a kérdés: hogyan kommunikáljunk erről a nagyvilágban?Nézzünk meg néhány jó példát és lessünk el pár megoldást!
Érdemes úgy felépítenünk a karrieroldalunkat, hogy az ne a kedvét szegje az érdeklődőnek, hanem gazdagodjon hasznos, plusz információkkal a munkakörről, illetve könnyen és egyszerűen tudjon jelentkezni az állásra.
Nézzünk meg néhány jó példát és lessünk el pár megoldást!
Ez a weboldal sütiket használ, hogy a lehető legjobb felhasználói élményt nyújthassuk. A cookie-k információit tárolja a böngészőjében, és olyan funkciókat lát el, mint a felismerés, amikor visszatér a weboldalunkra, és segítjük a csapatunkat abban, hogy megértsék, hogy a weboldal mely részei érdekesek és hasznosak.
Feltétlenül szükséges sütik
A feltétlenül szükséges sütiket mindig engedélyezni kell, hogy elmenthessük a beállításokat a sütik további kezeléséhez.
Amennyiben ez a süti nem kerül engedélyezésre, akkor nem tudjuk elmenteni a kiválasztott beállításokat, ami azt eredményezi, hogy minden egyes látogatás alkalmával ismételten el kell végezni a sütik engedélyezésének műveletét.