Ha rendszeres olvasónk vagy, akkor már biztos elolvastad ennek a cikksorozatnak az 1. részét, amiben a legismertebb home office tévhiteket gyűjtöttük össze. A 2. részben pedig a hatékony kommunikációt vettük górcső alá. Így már lassan mindent tudsz, ami a gördülékeny otthoni munkavégzéshez kell. De tudod mi hiányzik még a tudástáradból? A technikai eszközök ismerete! A 3. részben tehát arról lesz szó, hogy milyen chat, videó és projektmenedzsment eszközöket érdemes használnod, hogy teljes legyen a virtuális irodád.

Szuper hatékony home office eszközök

Az online eszközök nagyon fontosak az otthoni munkavégzés során, hiszen ezek adják a kommunikáció alapját. Nem sétálhatsz oda egyszerűen a másik asztalhoz, mint az irodában. Igazodnod kell a virtuális irodához és megszeretned a technikai újításokat. Jöjjenek a legfontosabb home office eszközök, amik hasznodra lehetnek!

Chat eszközök

Slack

A Slack az egyik legismerteb chat eszköz, melynek van egy pár rendkívül szórakoztató funkciója is. Kifejezetten otthoni munkára fejlesztették ki. Közelebb hozza a csapattagokat egymáshoz, minegy, hogy hol vannak. Minden kommunikációs eszköz egy helyen megtalálható, így a munka produktív lesz és az információ nem vész el!

Zapier

„A Zapier-nél rájöttünk, hogy a transzparens kommunikáció a home office alapja. Nálunk minden beszélgetés a Slack-en keresztül zajlik, így mindenki számára nyomonkövethetőek a történések, legyenek bármelyik időzónában.” Wade Foster, CEO, Zapier

Profi videóhívás

Ahogy arról már fentebb szó volt, rendkívüli ereje van a videóhívásoknak, hiszen ha látjátok és halljátok is egymást, az már félig-meddig olyan, mintha bent lennétek az irodában. Azonban nagyon fontos a jó minőségű videóhívás létrehozása. Ebben segíthet nektek a Zoom nevű szoftver.

Zoom

A Zoom jelenleg a legmegbízhatóbb online videóhívó szoftver. Több száz bejelentkezőt is biztonságosan elbír a rendszer. Beépített chat, komment szekció, és személyre szabható hátterek. Az sem probléma, ha a résztvevők egy része mobilról, egy része pedig asztali gépről jelentkezik be. Egyszerű használni, csatlakozni és rendkívül jó minőségű videóhívást biztosít.

Projektmenedzsment eszközök

A home office eszközök közül talán az egyik legfontosabb ponthoz érkeztünk. Hiszen a kommunikáció után mi a legfontosabb? Hogy a munka hatékonyan el legyen végezve, minden dokumentálva legyen és lehetőleg a projekt minden résztvevője számára elérhető legyen az információ.

Mi az Asana és a Trello projektkezelő eszközöket ajánljuk. Ezekkel nagy mértékben növelető a személyes hatékonyság és az időgazdálkodás. A következőkben szeretnénk egy kis összehasonlítást adni a két eszközről, hogy el tudd dönteni, a te csapatodnak melyik lenne a megfelelő.

Trello vagy Asana?

A Trello volt az egyik legelső projektkezelő felület, ami drasztikus változást hozott a munkafolyamatokba. Ez egy kártya-alapú projektmenedzsment eszköz, ami a csapatok együttműködését segíti elő. Az Asana inkább feladat-orientált megközelítést alkalmaz. A Trello-t talán könnyeb használni, viszont az Asana-nak több funkciója van.

De nézzük is meg közelebbről, hogy mivel tudod leváltani a sticky notes használatát!

Milyen előnyei vannak a Trello-nak?

A felület az elvégzendő feladatokra koncentrál, viszont egy UX-megközelítést alkalmaz. Ahogy már fentebb említettem, a projekteket kártyákra lehet kiírni, így a feladatok menedzselése 100%-ig egy vizuális folyamattá válik.

Minden feladat fel van írva egy-egy kártyára, a kártyák pedig feltűzve a board-ra – ez tulajdonképpen a Trello projekted kezdőoldala. Így mindent át tudsz tekinteni egy szempillantás alatt. Ha egyszerűen akarunk fogalmazni a Trello a sticky note digitális helyettesítője. A Trello továbbá ingyenes, egyszerű a használata, nincs limitálva a közreműködők száma. Ráadásul magyar nyelvű weboldala is van.

Szóval, ha egyben szeretnéd látni a big picture-t és inkább vizuális típus vagy, akkor a Trello-t javasoljuk.

A Trello hátrányai:

• ha túl sok kártya van, könnyen hektikussá válhat a rendszer
• maximum 10 board-ig igyenes

Milyen előnyei vannak az Asana-nak?

Az Asana teljesen projekt-alapú felület, a csapatok is eszerint szerveződnek. A projekteken belül task-okat (feladatokat) tudsz létrehozni és embereket hozzárendelni. Lehetőség van kommentelésre, naptár-nézetre, a projektek szín szerinti rendezésére és 15 főig ingyenes!

Asana hátrányai:

• egy feladatot csak egy emberhez rendelhetsz hozzá (habár közreműködőként megjelölhetsz több embert is)
• ha túl sok subtask (alfeladat) van egy egy projekten belül, nehezen értelmezhetővé válik a feladat

Egyéb eszközök dokumentálása

Confluence

Belső kommunikáció & dokumentálás

A Confluence egy remek eszköz a csapat belső kommunikációjának és dokumentációjának a menedzselésében. Használható jegyzetelésre, ötletelésre, csapatépítésre is. Egyetlen helyen hozhatod létre munkáidat, rendszerezheted őket, és működhetsz együtt másokkal.

Google Docs

Külső kommunikáció & dokumentáció

Ha olyan emberekkel kell együttműködni, akik nem hozzánk tartoznak, mint mondjuk külső partnerek, szabadúszó írók stb., akkor jó ötlet lehet a Google Docs-ot használni. Egy időben szerkeszthetik többen is, kommentelhetnek egymás ötleteire és azonnal megoszthatják a véleményeiket, információikat.

Reméljük hasznosnak találtad a home office eszközöket és velünk tartasz a következő részben is. Miről lesz szó a home office eszközök cikksorozatunk befejező részében? A munkahelyi kultúráról - pontosabban a home office kultúráról. Sok vállalatvezető ugyanis tart attól, hogy az otthoni munkavégzés tönkreteszi a vállalati kultúrát, elszeparálja az embereket és csökkenti a hatékonyságot.

Szóval megnézzük, mit kell tenned annak érdekében, hogy fenntartsd a vállati kultúrát, hogy milyen szabályokat kell bevezetned annak érdekében, hogy a csapat dinamikus maradjon. És végül pedig összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat azoknak, akik online állásinterjúra készülnek. Mert most ez is bene van a pakliban, ha valaki munkát keres. Gyere és olvasd el itt.