|

A hatékony időbeosztás 10 alapelve

Olvasási idő: 5 perc

Online marketing tippjeinket most már nemcsak hangoscikként, hanem podcastként is hallgathatod.

Hallgass ránk

Tikk-takk, tikk-takk. Az óra ketyeg. Épp egy projekten dolgozol, aminek nemsokára lejár a határideje, de te nem tudsz mást tenni, mint állandóan az időt figyelni és számolgatni. Túlterhelt vagy, úgy érzed hirtelen rád szakad minden feladat, köztük olyanok is, amelyekkel nem számoltál. De te megrázod magad, mantrázod, hogy meg tudod csinálni, csak éppen fogalmad sincs hogyan.

Ugye ismerős érzés? Nyugodj meg, sokunknak az, és szerencsére van megoldás: a hatékony időbeosztás tanulható. Néhány szabály betartásával visszaszerezheted a kontrollt az időd felett, és effektíven dolgozhatsz.

Mit jelent a hatékony időbeosztás, és miért hasznos, ha remekelsz benne?

A hatékony időbeosztás során képes vagy priorizálni a feladataid, ezáltal nő a teljesítőképességed, a munkavégzés minősége, valamint segít fenntartani a munka és a magánélet egészséges egyensúlyát.

Ezen kívül:

- elengedhetetlen az eredményes személyes és szakmai élethez,

- produktívvá válhatsz tőle,

- jótékony hatással lehet mentális egészségedre, hiszen csökkentheti a szorongást, és tudatosabbá, kiegyensúlyozottabbá válhatsz általa.

Jól hangzik, ugye? Most, hogy tisztáztuk, mennyi előnnyel jár, nézzük a szabályokat:

1. Ismerd ki magad, és tudd, mikor vagy a leghatékonyabb!

Mindenki máskor és eltérő módszerek segítségével produktív. A hatékonyságnak számos aspektusa és kritériuma van. Nem fekete vagy fehér, és nem annyiból áll, hogy valaki reggeli vagy inkább éjszakai ember. Vannak, akik rövid időtartamokban gondolkoznak, és előnyben részesítik az olyan módszereket, mint a pomodoro technika (ennek a módszernek a lényege, hogy 25 perc koncentrált munkát 5 perc pihenő követ). Mások azonban attól érzik jobban magukat, ha az adott nap legfontosabb feladatait egy szuszra végzik el.

2. Priorizálj!

Kevés megnyugtatóbb érzés van annál, mint amikor ki tudsz pipálni valamit a to-do listeden. A feladatok rangsorolásához egyfajta biztonságérzet is társul, hiszen tudod, hogy semmi nem kerüli el a figyelmed. Azt javasoljuk, hogy rendszeresen tedd meg, mondjuk minden reggel, még a munkavégzés kezdete előtt.

A hatékony időbeosztás 10 alapelve

3. A számok nem hazudnak!

Az egyik legnagyobb elcsúszást az okozhatja, ha nem tudod felmérni, hogy mennyi ideig fog tartani egy-egy feladat elvégzése. Lehetetlen betartani az ütemterved, ha alul- vagy túlbecsülsz bizonyos tevékenységeket. A legjobb módja annak, hogy elkerüld ezt a buktatót, ha leméred, hogy a feladataid mennyi időt vesznek igénybe. Persze tudjuk, hogy minden projekt más, ezért előfordulhat, hogy nem várt fennakadások miatt plusz időt és energiát kell belefektetned valamibe. Azonban, ha leméred a napi szinten végzett teendőid, kapsz egy képet arról, hogy legközelebb mennyi idővel kell számolnod. Erre a célra több alkalmazás is ingyenesen elérhető – mi az FM-nél a Clockify-t használjuk.

4. A szünet sosem árt!

Az egyes pontban magadra ismertél? Az a típus vagy, aki szereti hamar letudni a legfontosabb dolgait? Akkor is fontos, hogy néha időt szánj a feltöltődésre. Egy gyors chit-chat a munkatársakkal, egy őszi séta, hogy kitisztuljanak a gondolataid, egy finom, lélekmelegítő kávé vagy 1 óra olvasás. Ezek a pillanatok nem csak azért kellenek, hogy kicsit elszakadj a munkától. Sosem tudhatod mikor születik meg egy bomba ötlet. Néha olyan helyekről meríthetsz inspirációt, ahonnan nem is gondolnád.

A hatékony időbeosztás 10 alapelve

5. Legyél rugalmas!

Előfordul, hogy a dolgok nem terv szerint alakulnak, de ez teljesen rendben van így. A hatékony időbeosztás azt is jelenti, hogy teret hagyunk a nem tervezett, váratlan dolgoknak. Egy-egy feladathoz tartozzon puffer idő, ha esetleg porszem kerül a gépezetbe.

6. Védd az időd!

Attól félsz, ha nemet mondasz egy feladatra, nem tűnsz majd csapatjátékosnak, vagy azt hiszik, inkompetens vagy? Ez közel sem igaz! Ha megbizonyosodtál róla, hogy egy újabb feladat már nem fér bele, inkább szólj róla időben. Ne félj segítségért fordulni a munkatársaidhoz!

7. Használj projektmenedzsment szoftvert!

Be nem tartott határidők és kommunikációs elcsúszások? Ezek a problémák nem kevés pénz- és időveszteséggel járhatnak. Szerencsére ma már nem nehéz orvosolni őket egy a céljainknak és cégünknek megfelelő projektmenedzsment szoftverrel, mely egy megosztott munkakörnyezetben segít rendszerezni a te és a csapatod feladatait.

8. Építs ki egy rutint, és ragaszkodj hozzá!

Képzeld el a szituációt, hogy minden reggel más úton jutsz el a munkahelyedre. Nehéz lenne megtippelni, hogy mikor érsz be, ez az állandó változás pedig természetes, hogy nyugtalanságot és stresszt szül. Az emberek vágynak a következetességre. A szokások biztonságot nyújtanak. Akár otthonról dolgozol, akár az irodából, alakíts ki egy rutint! Ne csak a munkavégzés, hanem a munka előtti és utáni tevékenységeid során is légy következetes!

9. Zárd ki a külvilágot!

Messenger üzenet hangjelzések. Egy gyors insta görgetés. Értesítés, hogy az e-mail inboxod megtelt. A kedvenc youtubered pedig épp egy új videót töltött fel. Az ilyen és ehhez hasonló zavaró tényezők lehetetlenné teszik a feladatra való összpontosítást. Szerencsére ma már az értesítések némításával vagy a telefonodon a „Ne zavarjanak” mód bekapcsolásával könnyen kiszűrheted ezeket.

10. Tartsd rendben a környezeted!

A külső rend és a belső harmónia kéz a kézben járnak. Ha környezeted rendetlen, nehezebben megy a fókuszálás és a hatékony időkezelés, ami pedig növelheti benned a túlterheltség érzését. Győződj meg arról, hogy a környezeted tükrözi azt az állapotot, amelyben komfortosan érzed magad. Távolíts el minden olyan dolgot az asztalodról, amely szükségtelen, helyette pedig helyezz el olyanokat, amelyek megerősítenek és motiválnak!

A hatékony időbeosztás 10 alapelve

Záró gondolatok

A hatékony időbeosztás elsajátítására számtalan mód létezik, azonban, ha a fenti szabályokat szem előtt tartod, garantáljuk, hogy produktivitásod szárnyalni fog. És ne feledd: akármennyire közhelyesnek tűnik, a rossz szokásokat elhagyni és változtatni sosem késő. Kezdd el most!

Pósán Liliána

Naprakészség. Kreativitás. Mindig izgalmas projektek. Ezért imádok itt dolgozni.

Kérdésed van? Hozzászólnál?
Vedd fel a kapcsolatot a szerzővel, várjuk az üzenetedet!
Üzenetet küldök
Fontos, használható, eladást növelő tippek, trükkök, infók, tanulmányok, arcok.
Iratkozz fel most!
Feliratkozom
crossmenuchevron-down