Ha olvastad a home office útmutató 1. részét, akkor már biztosan tudod, hogy a hatékony munkavégzés érdekében milyen tényezőket kell elkerülnünk. Például az ágyban dolgozást. A mai részben pedig mindennek az alapját, a kommunikációt fogjuk górcső alá venni.

Hogyan legyen hatékony az online kommunikáció, mikor milyen eszközt használjunk, és mire figyeljünk egy meeting során? Ha kíváncsi vagy, olvass tovább!

Kommunikáció & együttműködés

A home office-ban történő kommunikáció két alapvető dolgot igényel: némi megfontolást és rugalmas alkalmazkodást a virtuális környezethez. Fontos emlékezni arra, hogy az online kommunikáció nem is hasonlítható a fizikai, személyes találkozással járó kommunikációhoz. Érdemes lehet már az elején lefektetni pár alapszabályt, melyek betartásával a kommunikáció gördülékeny lesz.

"Fontos lefektetni a kommunikációs szabályokat, amik mindenkinek megfelelnek. Mikor chatelünk? Mikor írunk emailt? Milyen esetekben nyúlunk a telefonhoz? Keressük meg a választ ezekre a kérdésekre és kommunikáljuk a munkatársak felé." Beat Buh­mann, Gene‑al Manager EMEA, Evernote

A tartalom király

Amikor online kommunikálsz, soha nem tudod igazán, mit csinál a másik a laptop másik oldalán. Talán éppen ott ülnek a gép előtt, mint te, viszont az is lehet, hogy épp az 5 perces kávészünetüket töltik.

Miért fontos erről beszélni? Mert ha a te monológodra a másik csak egy egyszerű igennel, vagy nemmel válaszol – vagy mondjuk egyáltalán nem válaszol - azt gondolhatod, nem is igazán érdekli a téma. De bunkó, még csak válaszra sem máltat. Pedig egyszerűen csak nem ismered a másik ember kontextusát, hogy éppen milyen munkafolyamatban van, mit csinál. Ezért légy türelmes!

FutureManegement tipp: mindig kommunikáld a munkatársaid felé, ha egy ideig nem leszel elérhető, így nem sértődnek meg, ha nem válaszolsz. Mi is így csináljuk. Ha tudjuk, hogy olyan munka vár ránk, ami elmélyülést igényel, vagy online meetingünk van egy ügyféllel, mindig szólunk a többieknek, hogy most nem leszünk elérhetőek egy darabig.

Fektesd le az alapszabályokat

 Vajon mik lesznek a megfelelő eszközök a hatékony kommunikációhoz a te csapatodban? Ha sürgős kérdésről van szó, érdemes a chat-et használni. Ha pedig egy feladat még ráér, használd a projektkezelőt (Anasa vagy Trello - később részletezzük!).

Chat vagy videóhívás

Vedd figyelembe az alábbiakat, amikor a kettő közül kell választanod.

01 - A chat elrejti az emberi reakciókat, ezért soha ne felejtsd el, hogy a gép másik oldalán is egy ember ül, érzésekkel és gondolatokkal. Úgy fejtsd ki a véleményed, hogy az konstruktív legyen, ne bántó. Ne félj használni az emojikat, GIF-eket, ezek élőbbé teszik a kommunikációt.

02 - Ha visszajelzést szeretnél adni, azt tedd videóhívásban, így jobban átjönnek majd az érzéseid és a hangulatod.

03 - A verbális és emocionális jelek hiánya miatt ugyanazt a chat beszélgetést egy ember vitának, míg egy másik normál beszélgetésnek élheti meg. Tegyél azért, hogy minél világosabb legyen a célod az online kommunikáció során is!

04 - A kapcsolat fenntartására a legmegfelelőbb eszköz a videóhívás. Semmihez sem hasonlítható, amikor látjátok és halljátok egymást. A legjobb, ha videóhívással kezditek és zárjátok a napot!

Meeting

Hogyan hozz össze egy sikeres online meetinget? Ahol mindenki tudja miről van szó, meddig fog tartani és mire kell felkészülnie? Annak érdekében, hogy minimalizáld a zavaró tényezőket és biztosítsd a jó minőségű hívásokat, érdemes betartani egy pár alapszabályt:

• adj a munkavállalóidnak jó minőségű fejhallgatókat a rossz audio-minőség megelőzésére
• legyen egy megbízható, stabil internetkapcsolatod
• legyen egy videóhívás-etikett, amit mindenkinek be kell tartani
• némítsd le a hívást, amikor nem te beszélsz
• ne vedd fel a telefont videóhívás közben
• maradj végig a képernyőn, így növeled az elköteleződést
• ha azt szeretnéd, hogy a videóhívás tényleg hatékony legyen, készíts egy listát a megbeszélendő, elvégzendő feladatokról
• tedd ezt a listát a többiek számára is láthatóvá, például az Asana-ban, vagy a Trello-ban, így ők is hozzá tudnak írni pontokat.

A meeting lezárása

Ha növelnéd az elköteleződést a kollégák között, akkor érdemes a beszélgetéseket nem szakmai jellegű témákkal zárni, mint a munkahelyi pletykák, hírek megvitatása. Vagy remek alkalom lehet ez a többiek munkájának az elimserésére. Mi ezt One minute praising-nek hívjuk.

FutureManagement tipp: ha cégvezető vagy, zárd azzal a napot, hogy mindenkit megdícsérsz valami miatt, amit aznap jól csináltak. Ez növeli a munkahelyi elköteleződést és a motivációt.

Miről lesz szó a home office útmutató 3. részében?

Összegyjtöttük nektek a legszuperebb technikai eszközöket a home office-hoz! De pontosan miről is lesz szó? Bemutatunk chat eszközöket, a legprofibb videóhívó rendszert, valamint projektmenedzsment eszközöket (a két legismertebbet - Trello és Asana). Szóval, ha kíváncsi vagy, milyen előnyei és hátrányai vannak a fenti eszközöknek, tarts velünk a következő részben!

Hogyan csináljuk mi a home office-t?

2020 március 16 -óta mi is home office-ban dolgozunk. Szerettünk volna ennek az időszaknak emléket állítani, egyúttal pedig példánkkal segíteni mindazoknak, akik hasonló helyzetbe kényszerültek. Ha kíváncsi vagy, hogyan csináljuk, nézd meg itt.